Verpflichtung der Mitarbeiter auf den Datenschutz: Wann und wie?

04.03.2021: Unternehmen sind zur Einhaltung des Datenschutzes verpflichtet. Dazu gehört es auch, dass die Beschäftigten auf die Einhaltung des Datenschutzes im Wege von datenschutzrechtlichen Verpflichtungserklärungen verpflichtet werden.

Als Datenschutzbeauftragter stellt sich sodann die Frage, wann und wie solche Verpflichtungserklärungen von den Beschäftigten eingeholt werden müssen und wie dies kontrolliert werden kann.

 

Die Rechtsgrundlage

Eine ausdrückliche Pflicht für den Verantwortlichen, Verpflichtungserklärungen von Beschäftigten einzuholen, existiert in der DSGVO nicht. Doch ergibt sich das im Ergebnis aus Art. 29 DS-GVO. Nach Art. 29 DSGVO darf jede dem Verantwortlichen unterstellte Person, die Zugang zu personenbezogenen Daten hat, diese Daten nur auf Weisung des Verantwortlichen verarbeiten.

Daraus ergeben sich zwei Konsequenzen für Ihr Unternehmen: Einerseits obliegt es dem Verantwortlichen selbst Vorgaben und Weisungen im Hinblick auf den Datenschutz aufzustellen, also Weisungen zu erteilen. Andererseits muss der Verantwortliche kontrollieren, ob seine Beschäftigten diese Weisungen einhalten.

 

Was müssen Datenschutzbeauftrage beachten?

Verpflichtungen auf den Datenschutz können bei neu eintretenden Beschäftigten als zusätzliche Klauseln in die Arbeitsverträge mit aufgenommen werden. Bei bereits bestehenden Arbeitsverhältnissen bestehen solche Verpflichtungen auf den Datenschutz entweder nicht oder nur unzureichend nach den Anforderungen der DSGVO. Daher sollten in diesem Falle ergänzend zum Arbeitsvertrag eigenständige Verpflichtungserklärungen bei den Beschäftigten eingeholt bzw. aktualisiert werden.

Ein Formerfordernis für Verpflichtungserklärungen gibt nicht. Die Schriftform hat jedoch den Vorteil, dass ein Dokument vom Beschäftigten unterzeichnet werden kann und somit die Bedeutung des Datenschutzes stärker ins Bewusstsein gerufen wird. 

Für die praktische Umsetzung stellen wir Ihnen gerne ein kostenlose Vorlage für eine Verpflichtungserklärung zur Verfügung. Schreiben Sie mir dazu einfach eine Email an info@lutop-akademie.de oder kontaktieren mich telefonisch unter 0201 8579 6979.

 

Verpflichtung zum Datenschutz als Teil der Datenschutzorganisation verstehen

Als Datenschutzbeauftragter sollten Sie darauf achten, dass Verpflichtungserklärungen bestehen und diese den aktuellen Anforderungen der DSGVO entsprechen. Dies gilt es, zu kontrollieren.

Grundsätzlich ist es sinnvoll, die Verpflichtung auf den Datenschutz als Teil des organisatorischen Datenschutzes zu verstehen. Zwar muss ein Unternehmer sich nicht regelmäßig neue schriftliche Verpflichtungserklärungen von seinen Beschäftigten unterzeichnen lassen. Doch sollten diese zumindest aktuell im Hinblick auf die Anforderungen der DSGVO gehalten werden. Darüber hinaus machen gelegentliche Rundmails, Schulungen oder auch Gespräche mit Mitarbeitern ebenfalls Sinn. So können Sie als Datenschutzbeauftragter dafür sorgen und belegen, dass der Datenschutz im Unternehmen aktiv gelebt und überwacht wird.

 

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