Verfahrensverzeichnis einfach und rechtssicher erstellen!

25.10.2021: Seit Einführung der Datenschutzschutzgrundverordnung (DS-GVO) im Mai 2018 sind die Anforderungen an Unternehmen im Datenschutz deutlich gestiegen. So sind Unternehmen nun zu verschiedenen Dokumentationen im Bereich des Datenschutzes verpflichtet.

Dazu zählen beispielsweise Datenschutzerklärungen, Dokumentationen zur Behandlung von Auskunftsrechten sowie die Erstellung und Führung eines Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten (Verarbeitungsverzeichnis). Für Letzteres ergibt sich das direkt aus Art. 30 DS-GVO. Das Verzeichnis dient dem Unternehmen – als auch evtl. dem Datenschutzbeauftragten – einen Überblick über die Verarbeitungsvorgänge von personenbezogenen Daten zu erhalten, so dass die Rechtmäßigkeit von Verarbeitungsvorgängen überprüft werden kann. Ferner dient das Verzeichnis über die Verarbeitungstätigkeiten als Hilfestellung für die Beantwortung von Auskunftsanfragen von Betroffenen. Grund hierfür ist, dass Sie durch diese Form der Dokumentation recht zügig eine Übersicht zu den in Ihrem Unternehmen verarbeiteten Datenkategorien erhalten.

Zudem muss das Verarbeitungsverzeichnis auf Verlangen der Aufsichtsbehörde vorgelegt werden. Ein fehlendes Verzeichnis über die Verarbeitungstätigkeiten kann von der Aufsichtsbehörde mit einem Bußgeld von bis zu 10.000,00 EUR oder bis zu 2% des gesamten weltweit erzielten Vorjahresumsatz des Unternehmens geahndet werden.

 

Unternehmen müssen fast alle das Verarbeitungsverzeichnis führen.

Nach Art. 30 DS-GVO müssen Verantwortliche ein Verzeichnis über ihre Verarbeitungstätigkeiten von personenbezogenen Daten führen. Gemäß Art. 30 Abs. 5 DS-GVO sind Unternehmen mit weniger als 250 Mitarbeitern von dieser Pflicht befreit. Gerade für kleine und mittelständige Unternehmen (KMU) mit wenige als 250 Mitarbeitern hört sich das zunächst gut an.

Doch Vorsicht! 

Die vorgenannte Befreiung greift jedoch nach Art. 30 Abs. 5 DS-GVO nur, wenn personenbezogene Daten „nur gelegentlich“ verarbeitet werden und mit der Verarbeitung keinerlei Risiken für die Rechte und Freiheiten der Betroffenen verbunden sind. Sofern Sie in Ihrem Unternehmen bereits eine Kundendatei führen, dürfte das in der Praxis fast nie der Fall sein. Demnach sind auch schon kleinere Unternehmen, Arztpraxen und Agenturen etc. zur Führung eines Verarbeitungsverzeichnisses verpflichtet, mithin sehr wahrscheinlich auch Ihr Unternehmen.

 

Wie erstellt man ein Verarbeitungsverzeichnis?

Für die Erstellung eines Verarbeitungsverzeichnisses müssen Sie vorab die einzelnen Datenverarbeitungsprozesse bzgl. der Verarbeitung von personenbezogenen Daten für die Dokumentation identifizieren. Im Sinne des Datenschutzes ist eine Verarbeitungstätigkeit ein abgrenzbarer Prozess, in dem personenbezogene Daten verarbeitet werden und auf die Erreichung eines Zwecks (ggf. auch mehreren Zwecken) verfolgt. Beispielsweise sind das Betreiben einer Webseite, die Emailarchivierung als auch die Lohnabrechnung solche Verarbeitungstätigkeiten, so dass diese in ein Verarbeitungsverzeichnis aufzunehmen sind.

Sinnvoll erscheint es daher, sich mit Hilfe eines Organigramms die Struktur des Unternehmens genauer anzuschauen. So können z.B. einzelne Bereiche, wie etwa die Buchhaltung, das Marketing und die IT etc., abgegrenzt werden und so die dortigen Verarbeitungstätigkeiten herauszufinden.

Aufbau eines Verfahrensverzeichnis

Der konkrete Aufbau eines Verarbeitungsverzeichnisses richtet sich nach Art. 30 DS-GVO. Danach muss das Verarbeitungsverzeichnis mindestens bestimmte Informationen enthalten. Vereinfacht dargestellt, handelt es sich hierbei um folgende Mindestangaben:

• Namen und Kontaktdaten des Unternehmens,
• Angaben zum Datenschutzbeauftragten (sofern notwendig und vorhanden),
• Zwecke der Verarbeitung,
• Kategorien betroffener Personen (z.B. Beschäftigte, Kunden etc.),
• Kategorien der Datenart (z.B. Kontaktdaten, Bankdaten etc.),
• Kategorien der Empfänger (z.B. IT-Dienstleister, Cloudanbieter, Steuerberater etc.),
• Übermittlung in Drittländer mit konkreter Benennung des jeweiligen Drittlandes und Angabe der geeigneten Garantien (z.B. Standardvertragsklauseln),
• Speicherungsdauer (wenn möglich) und
• Beschreibung der technisch organisatorischen Maßnahmen (TOM) (wenn möglich).

 

Unsere Empfehlung für die schnelle und praktische  Umsetzung

Die Erstellung eines Verfahrensverzeichnis ist vor allem dann mit Schwierigkeiten und einem sehr hohen Arbeitsaufwand verbunden, wenn der Überblick über die Datenverarbeitung im Unternehmen fehlt oder nicht bekannt ist, welche Rechtsgrundlagen und Speicherfristen anzuwenden sind.

Aus unserer täglichen Beratungspraxis als Rechtsanwälte und externe Datenschutzbeauftragte sind wir mit dieser Herausforderung bestens vertraut. Aus diesem Grund haben wir für alle Datenschutzbeauftragte und Datenschutzumsetzer eine Software entwickelt, mit dem einfach und zeitsparend, eine lückenlose, DS-GVO-konforme Dokumentation über alle Verfahren erstellt werden kann.

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Je nach Unternehmensbereich oder Branche können Sie dazu aus vorformulierten Verfahrensdokumentationen wählen. Für die schnelle Umsetzung finden Sie außerdem eine Vorauswahl an allgemeinen Vorlagen, die mehrere Verarbeitungstätigkeiten nach einem Zweck bündelt. Zur Erfüllung der Mindestanforderungen decken Sie damit die wichtigsten Datenverarbeitungen ab, die nahezu in jedem Unternehmen vorkommen und sparen wertvolle Zeit.

Alle Vorlagen sind vom Rechtsanwalt erstellt und geprüft. Dabei wurden Verfahrensabläufe zu Grunde gelegt, wie sie oft und typischerweise in der Praxis vorkommen. Wie bei allen Vorlagen und Arbeitshilfen obliegt es dem Anwender zu überprüfen, ob die Vorlagen zu den eigenen Verarbeitungen passen oder ob im konkreten Einzelfall Anpassungen vorzunehmen sind. Dieses Angebot beinhaltet keine Rechtsberatung.

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